Efficientamento del processo organizzativo CERSAIE

Prima dell’intervento di ADisoft la gestione degli spazi espositivi e delle prenotazioni era completamente manuale, e questo causava un elevato stress negli operatori a causa della notevole mole di lavoro da sbrigare a fronte di un lungo tempo necessario alla gestione dei clienti.

I dati acquisiti manualmente dovevano essere gestiti con altri programmi per la gestione delle prenotazioni, e successivamente dal sistema gestionale per la gestione dei dati necessari alla fatturazione e per estrarre i dati necessari ad analisi commerciali ed economiche.

Ovviamente abbiamo vagliato il mercato per cercare di individuare delle automazioni possibili, ma sostanzialmente sembrava non ci fosse soluzione, in quanto

• 1. i programmi analizzati erano caratterizzati da un elevato costo d’acquisto in quanto eccessivamente “generalisti” (coprivano diverse funzioni per noi non critiche)
• 2. cercavamo una soluzione in grado di integrare funzionalità “CAD” per la gestione degli spazi espositivi a “funzionalità CRM” per la gestione delle prenotazioni, ma non abbiamo trovato il giusto MIX
• 3. l’acquisto di due soluzioni separate (gestione spazi con strumenti CAD+CRM) era costosa e di lunga implementazione
• 4. l’acquisto di due soluzioni separate avrebbe significato due software house diverse da gestire e la necessità di costruire una doppia interfaccia con il sistema gestionale
• 5. non tutti gli operatori sono in grado di utilizzare strumenti che richiedano conoscenze CAD senza addestramento

ADisoft ha COSTRUITO uno strumento su misura per le nostre esigenze, partendo da un’analisi dei flussi di lavoro interni e confrontandosi continuamente con la parte più “operativa” del nostro gruppo di lavoro, che ha quindi definito le modalità di lavoro da attuare. Lo strumento FAIRMASTER derivato dal lavoro di squadra tra la nostra squadra e la squadra ADisoft ha prodotto un programma per la gestione degli spazi espositivi e prenotazioni:

• 1. Completo (rispecchia il nostro modo di lavorare)
• 2. Di semplice utilizzo, tanto da poter essere operativo dopo due sole ore di training
• 3. La gestione degli spazi espositivi ha una precisione al centimetro senza utilizzo di strumenti CAD (nessuna conoscenza particolare richiesta)
• 4. Integrato con il nostro sistema gestionale
• 5. “Tagliato” su misura, quindi pronto a recepire nuove necessità che potrebbero presentarsi

FAIRMASTER ci ha permesso di essere più efficienti automatizzando l’operatività giornaliera ed ha consentito agli operatori una migliore distribuzione del tempo per altre attività a valore aggiunto. Tutto questo grazie a caratteristiche di:

• ESTREMA RAPIDITÀ DI UTILIZZO – che ha generato notevole risparmio di tempo, quindi EFFICIENZA
• COMPLETEZZA – tutte le funzionalità necessarie per la gestione degli spazi espositivi e delle prenotazioni
• INTEGRAZIONE – integrato con il nostro sistema gestionale
• RAPIDITÀ DI IMPLEMENTAZIONE – adatto ad ogni tipo di professionalità
• CHIAVI IN MANO – non è richiesto l’acquisto di licenze per il database né l’installazione di altri software a pagamento (non dipende da MS OFFICE per la gestione dei preventivi e delle offerte)
• CONSULENZA QUALIFICATA – capacità da parte di ADisoft di intercettare le nostre necessità e concretizzarle con soluzioni integrate

Il vantaggio concreto derivato dalla consulenza e dallo sviluppo del prodotto è stato quello di portare il tempo di gestione medio di una prenotazione dai 10-20 minuti (ricerche spazi, definizione stand, gestione offerta) a 1-2 minuti (!!!)

• inoltre abbiamo a disposizione in tempo reale tutte le statistiche che ci servono per la gestione (metri quadrati occupati, metri quadrati disponibili, stato della gestione dell’offerta, statistiche su nazionalità, percentuale di occupazione per categoria, per padiglione…) senza doverle desumere da altri programmi
• e grazie all’integrazione con il nostro sistema gestionale abbiamo eliminato anche i tempi di inserimento manuale delle informazioni.

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